Description du contexte / environnement du poste
Lieux d’exercices :
Centre médico-psychologique de l’Hippodrome
- 21 Avenue du Maréchal Foch 59130 LAMBERSART
Unité d’hospitalisation temps-plein Charles Lasègue
- Allée du Bois de l’Hôpital 59113 SECLIN
Horaire du poste :
- Entre 8h30 et 18h30 avec une pause de 30 minutes obligatoire
- Possibilité de remplacement sur l'ensemble du pôle et au sein de l’établissement
Caractéristiques particulières du poste
Compétences et qualités requises :
Connaissances (Savoir) :
- Connaissance des techniques de secrétariat, de bureautique et des logiciels informatiques
- Connaissance de la langue française
- Connaissance de l’environnement médical
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement
- Connaissance du Vocabulaire médical
- Connaissance du Codage des actes
Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Savoir évaluer une situation et atténuer les tensions
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
- Prendre des notes rapidement
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques
Aptitudes relationnelles et comportementales (Savoirs-être) :
- Etre capable de travailler en équipe/réseau
- Faire preuve de disponibilité
- Faire preuve de courtoisie
- Respecter la confidentialité et le secret professionnel
- Organiser son travail et prioriser les tâches
- Faire preuve de discrétion
- Avoir le sens du service public
- Faire preuve de polyvalence et de réactivité
- Avoir le sens de l’accueil, de la communication
- Avoir des capacités relationnelles
- S’exprimer clairement vis à vis d’interlocuteurs divers et variés
- Etre à l’écoute des usagers et des familles
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Activités clairement définies :
- Gestion des dossiers et des procédures dans le cadre de la loi du 27 septembre 2013 sur les soins psychiatriques sans consentement
- Saisie des dossiers, courriers et statistiques sur informatique
- Accueil, orientation téléphonique et physique des personnes (patients, famille, visiteurs)
- Tenue des dossiers, classement, archivage
- Travail de frappe sur base de documents écrits et dictés
- Gestion du courrier
- Prises de notes et comptes rendus de réunion
- Secrétariat de l’équipe médicale, sociale, soignante
- Relations avec les services administratifs, techniques et généraux de l’établissement
- Relations avec les personnels externes
- Gestion des fournitures de bureau
- Réception et transmission des informations
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Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
Hiérarchiques : concernent les relations d’autorité
- Sous la responsabilité hiérarchique du DRH et du Cheffe de Pôle
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Fonctionnelles : concernent les relations liées aux activités exercées
- De la cadre supérieure de santé de pôle
- Des Cadres de Santé
- Des Praticiens Hospitaliers du pôle
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Compétences attendues :
- Baccalauréat option secrétariat médical, Diplôme secrétariat médico-social, BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine du secrétariat
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Qualités :
- Adaptabilité
- Mobilité
- Disponibilité
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Outils :
Propres à l’établissement :
- Dossier patient informatisé (Cariatides), messagerie (Outlook), intranet, Chronos
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Ressources et exigences inhérentes au service :
- Utilisation du véhicule personnel
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